SECRETARIAT-ASSISTANTE DE DIRECTION

Compétence visée : Secrétaire/Assistante de direction

Contexte

Face aux mutations technologiques qui contraignent les entreprises à adopter de nouveaux modes d’organisation interne et de fonctionnement, les fonctions des employés se mutualisent et ceux-ci sont obligés de s’adapter aux phénomènes qu’entraine le changement.

Comparativement aux autres métiers qui confèrent aux employés une spécialisation, la Secrétaire de direction occupe une fonction transversale au sein de l’entreprise. Ce qui lui impose rigoureusement la polyvalence et l’adaptation rapide face aux différents changements qui s’opèrent au sein de l’entreprise.

L’épineux problème est de trouver la perle de plus en plus rare, capable de libérer le Directeur à pouvoir s’occuper des problèmes d’ordre stratégique de l’entreprise.

Objectif de la formation

Cette formation a pour but de rendre la Secrétaire de direction non seulement polyvalente dans l’exercice de ses fonctions, aussi capable de s’adapter rapidement face aux changements.

Au terme de ce parcours, la Secrétaire de direction sera capable de :

• Agir comme bras droit du Directeur et ;
• Assurer la gestion des tâches administratives qui lui sont déléguées
• Gérer l'organisation (gestion des rendez-vous, du courrier, prise des appels etc.) de ce dernier.
• Assurer le suivi et la gestion de l'organisation managériale.
• Organiser l'activité administrative du service
• Produire des documents professionnels
• Participer au développement commercial
• Participer au suivi administratif du personnel
• Participer au suivi administratif de la gestion de l'entreprise
• Intégrer le digital pour optimiser ses performances

Cible 

Cette formation Secrétariat de direction s’adresse aux :

• Secrétaires de direction en poste dans les entreprises privées/publiques, qui souhaitent acquérir de nouvelles compétences qu’exige le métier face aux mutations technologiques.
• Etudiant-e et chercheurs d'emploi passionné-e en quête d’une qualification professionnelle,
• Toute autre personne aspirant à une fonction de Secrétaire de direction au sein d’une entreprise.

Niveau d'accès : Classe de Tle

Parchemin délivré : Diplôme de Qualification Professionnelle

Durée : 09 mois + 02 à 03 mois de stage

Programme de formation

Maitrise de l’environnement professionnel

• Connaissance du métier et évolution de la fonction de Secrétaire de direction
• Economie et organisation des entreprises
• Ethique et déontologie
• Droit du travail

Organisation de l’activité administrative du service

• Préparer et gérer les courriers et dossiers administratifs
• Organiser et suivre la traçabilité documentaire
• Mettre en place et gérer un outil de planification
• Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus
• Organiser les déplacements de son manager
• Adopter une posture professionnelle adaptée à son environnement

Environnement bureautique

• Outils de traitement de texte (word)
• Maîtriser un tableur
• Power point

Utilisation du Digital pour optimiser ses performances

• S’approprier des connaissances d’internet
• S’assurer des bases du community management
• Utiliser les plateformes dédiées pour gérer les courriels et e-mail marketing
• Animer et gérer les contenus de réseaux sociaux
• Utiliser les outils collaboratifs (Outlook, office 365, Google suite)

Gestion administrative du personnel

• Effectuer les formalités d’entrée et de sortie d’un collaborateur
• Constituer et suivre les dossiers du personnel
• Renseigner un tableau de bord RH
• Assurer les formalités administratives vis-à-vis de la CNPS

Comptabilité

• Généralités sur la comptabilité
• Comptabilité générale
• Comptabilité analytique
• Utilisation du logiciel Sage Comptabilité
• Utilisation du logiciel Sage Gescom

Gestion et suivi des documents comptables et fiscaux

• Etablir la facturation
• Suivi des règlements et des impayés
• Réceptionner, contrôler les factures et réaliser l’imputation comptable
• Assurer la gestion et suivi de la caisse et trésorerie
• Réaliser la déclaration de la TVA

Moyens et Méthodes pédagogiques

• Vidéoprojecteur,
• Supports de cours,
• Cas pratiques d’utilisation des outils de la Secrétaire de direction
• Saisies des données sur ordinateur (1 ordinateur/stagiaire),
• Mise en situation et simulation des cas,
• Évaluation

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